Πόσες φορές δεν πατήσατε «αποστολή» σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είχατε ολοκληρώσει; Πόσες ακόμα φορές δεν νιώσατε ντροπή όταν αποστείλατε προσωπικό μέιλ σε όλο το γραφείο ή όταν κάνατε κάποιο σημαντικό τυπογραφικό λάθος;
Πρόσφατα, η Google μας έδωσε την δυνατότητα να ακυρώνουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστείλαμε κατά λάθος. Παρόλα αυτά, υπάρχουν και άλλοι τρόποι για να διορθώσετε το λάθος σας, δείχνοντας ωριμότητα και επαγγελματισμό.
Στις περιπτώσεις που πατήσατε «αποστολή» πριν ολοκληρώσετε το μήνυμα, ολοκληρώστε γρήγορα το μήνυμά σας και ξαναστείλτε το, γράφοντας: «Έστειλα κατά λάθος το μέιλ πριν τελειώσω αυτά που είχα να πω. Παρακαλώ αγνοήστε το προηγούμενο μήνυμα. Συγχωρέστε με για την αναστάτωση!».
Εάν πατήσατε «απάντηση προς όλους», ενώ το μήνυμα προοριζόταν για ένα παραλήπτη, μην διστάσετε να αναφέρετε το λάθος σας. Ζητήστε συγνώμη που υπερφορτώσατε το inbox των παραληπτών και ζητήστε τους να αγνοήσουν το προηγούμενο μήνυμα. Σε περίπτωση που αναφέρατε κάτι αρνητικό για κάποιον συνάδελφο, καλό θα ήταν να του απολογηθείτε ιδιαιτέρως.
Σε περίπτωση που κάνατε κάποιο ορθογραφικό ή τυπογραφικό λάθος, δεν χρειάζεται να αποστείλετε ξανά το μέιλ. Εάν όμως, το λάθος αλλάζει το νόημα αυτού που θέλατε να πείτε, καλό θα ήταν να απαντήσετε, εξηγώντας τι εννοούσατε.
Εάν στείλατε το λάθος μέιλ στο λάθος άτομο, τότε οι λύσεις είναι δύο. Στην περίπτωση που στείλατε κάτι στον λάθος συνάδελφο, τότε μην διστάσετε να εξηγήσετε πως απευθυνόσασταν σε κάποιον άλλο. Εάν όμως κάνατε το λάθος να προωθήσετε ευαίσθητες πληροφορίες για την εταιρεία σας σε κάποιον που δεν εργάζεται σε αυτή, θα ήταν καλύτερο να απευθυνθείτε σε κάποιον ανώτερο, ώστε να σας καθοδηγήσει ο ίδιος. Με βάση αυτά που θα σας πει εκείνος, απολογηθείτε στον παραλήπτη και ζητήστε του να διαγράψει το προηγούμενο μέιλ.