Ο χρόνος είναι από τα πιο πολύτιμα αγαθά. Είναι περιορισμένος, δε μπορούμε να δημιουργήσουμε καινούργιο και συνεχώς εξαντλείται για όλους μας. Γιατί λοιπόν τον αφήνουμε τόσο εύκολα να ξεγλιστρήσει; Παρακάτω αναφέρονται 5 αιτίες για το πώς σπαταλάμε άσκοπα χρόνο στην εργασία μας.
1. Εκτελώντας χρέη γραμματείας & τεχνικής υποστήριξης.
Ο μέσος όρος των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων περνάει πολύ χρόνο εκτελώντας χρέη γραμματέως και σε διαχειριστικά προβλήματα, ενώ θα έπρεπε να εστιάζει στη μεγαλύτερη εικόνα. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, σχεδόν οι μισές από τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις σπαταλούν πάνω από 3 εβδομάδες κάθε χρόνο προσπαθώντας να λύσουν μόνοι τους τα τεχνικά τους ζητήματα, παρά να πληρώσουν για επαγγελματική υποστήριξη. Οι έξυπνες επιχειρήσεις, από την άλλη, δε σπαταλούν τον πολύτιμο χρόνο για να εξοικονομήσουν μερικά ευρώ, και γι' αυτό πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις έχουν μεταβεί σε μια έτοιμη λύση εργασίας η οποία είναι πλήρως εξοπλισμένη, και τους απελευθερώνει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στον πυρήνα της επιχείρησής τους.
2. Κάνοντας αχρείαστα meeting
Έχει συμβεί σε όλους: περιττές συναντήσεις με πολλούς συμμετέχοντες για να συζητήσουμε ένα θέμα που δεν είναι τόσο σημαντικό. Σύμφωνα με έρευνες, οι περισσότεροι εργαζόμενοι συμμετέχουν σε περισσότερες από 60 συναντήσεις κάθε μήνα, και το 50% από αυτές θεωρούνται χάσιμο χρόνου. Αν υποθέσουμε ότι κάθε συνάντηση διαρκεί μια ώρα, αυτό σημαίνει περισσότερες από 30 ώρες- ή σχεδόν μια πλήρης εργάσιμη εβδομάδα - σπαταλημένου χρόνου το μήνα. Στις ΗΠΑ εκτιμάται ότι το κόστος από περιττές συναντήσεις κοστίζει στις εταιρείες 37 δισ. δολάρια.
Σχεδόν το 91% περνάει το χρόνο ονειροπολώντας κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων. Είναι κάτι που πρέπει να μας βάλει σε σκέψεις.
3. Μετρώντας αμέτρητα Ε-mails
Είμαστε όλοι υπέρ της ψηφιακής επικοινωνίας. Αλλά όταν μια ατέλειωτη εισροή ασήμαντων μηνυμάτων αρχίζουν να επηρεάζουν την παραγωγικότητά μας, θα πρέπει να γνωρίζουμε που θα τραβήξουμε τη γραμμή. Σύμφωνα με την Αυστραλιανή εταιρεία λογισμικού Atlassian, οι εργαζόμενοι λαμβάνουν κατά μέσο όρο περισσότερα από 300 ηλεκτρονικά μηνύματα την εβδομάδα - ενώ ο μέσος εργαζόμενος ελέγχει το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο 36 φορές την ώρα!
Δυστυχώς, το πρόβλημα είναι βαθύτερο από την αντιμετώπιση ενός μεγάλου όγκου μηνυμάτων. Έχει εκτιμηθεί ότι οι εργαζόμενοι χρειάζονται περίπου 16 λεπτά για να ανακτήσουν την προσοχή τους στην εργασία μετά από την διαχείριση των ηλεκτρονικών τους μηνυμάτων.
4. Χαζεύοντας στο Διαδίκτυο
Μάλλον θα λέγατε ψέματα αν υποστηρίζατε ότι δε διακόπτετε ποτέ την εργασία σας για να τσεκάρετε τις σελίδες κοινωνικής δικτύωσης. Αλλά μεταξύ των video που γίνονται viral, τις φωτογραφίες και τις λίστες με τα top 5 όπως αυτή εδώ, υπάρχουν και άπειρες ενδιαφέρουσες πληροφορίες που μπορούν να κλέψουν χρόνο από έναν εργαζόμενο.
Φυσικά υπάρχει μια πολύ απλή μέθοδος για να μειωθούν οι ψηφιακοί «χασομέρηδες» στην εργασία, αλλά δεν είναι πάντα αποτελεσματική και σπανίως είναι δημοφιλής. Ενώ το 27% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι οι εργοδότες τους είχαν μπλοκάρει τις ιστοσελίδες που δε σχετίζονται με την εργασία, το 56% δήλωσε ότι θα στραφεί στις προσωπικές του συσκευές για να τσεκάρει τις σελίδες που επιθυμεί, το 8% είπε ότι θα σκεφτόταν να αποχωρήσει από την εργασία αν υπήρχε αυτή η πολιτική και το 14% δήλωσε ότι το μπλοκάρισμα των σελίδων πιθανόν να τους απέτρεπε να δεχθούν τη συγκεκριμένη προσφορά εργασίας.
5. Μικρές διακοπές με ασήμαντες αφορμές.
Ο μέσος εργαζόμενος πρέπει να αντιμετωπίσει 56 διακοπές τη μέρα - και 80% των διακοπών αυτών θεωρούνται ασήμαντες. Πρόκειται για σημαντική απόσπαση προσοχής.
Ακόμα χειρότερα, έχει ειπωθεί ότι κάθε σκεπτόμενη εργασία που οδηγεί σε πραγματική πρόοδο απαιτεί 30 λεπτά, ενώ χρειάζονται 15 λεπτά για τον εργαζόμενο να επιστρέψει στην παραγωγική κατάσταση αφού τον έχουν διακόψει. Σύμφωνα με το Harvard Business Review, «όταν συναντήσεις και άλλες πραγματικότητες στον χώρο εργασίας (όπως ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, συζητήσεις στον διάδρομο, τηλεφωνικές κλήσεις, χρήση τουαλέτας και διαλείμματα καφέ, κλπ) συνυπολογίζονται, ένα διάστημα δύο ωρών ισοδυναμεί ρεαλιστικά σε μια ώρα παραγωγικής εργασίας».
Ο χρόνος δεν είναι πάντα με το μέρος μας. Επομένως αν θέλουμε να αξιοποιήσουμε το επάγγελμά μας στο έπακρο, πρέπει να βρούμε τους τρόπους να μειώσουμε τις περιττές ασχολίες που επηρεάζουν αρνητικά την παραγωγικότητά μας. Από τα παραπάνω στοιχεία είναι φανερό πως το σωστό εργασιακό περιβάλλον είναι απαραίτητο ώστε να μπορέσει κάποιος να είναι παραγωγικός και αποτελεσματικό μέσα στο ωράριο του. Είναι σημαντικό για τις επιχειρήσεις να μπορεί να επικεντρώνεται στον στόχο της χωρίς να σπαταλά πολύτιμο χρόνο για δευτερεύουσας σημασίας δραστηριότητες.