Η τρέλα της οργάνωσης του σπιτιού των τελευταίων ετών ενέπνευσε πολλούς από εμάς να τακτοποιήσουμε τους φυσικούς μας χώρους και να αναπτύξουμε συστήματα για να κρατάμε τα πράγματα σε τάξη. Αλλά δεν δίνουμε πάντα την ίδια φροντίδα στην ψηφιακή μας ακαταστασία.
Ακριβώς όπως η ύπαρξη ενός οργανωμένου σπιτιού εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και δημιουργεί μια αίσθηση ηρεμίας και τάξης, έτσι και η διατήρηση του ελέγχου των εισερχομένων μέιλ μας έχει παρόμοια οφέλη.
«Όταν τα εισερχόμενά μας είναι ακατάστατα και αποδιοργανωμένα, μπορεί να ”χαθούμε” σε μια ”μαύρη τρύπα” από μέιλ», λέει στην HuffPost η Αννα Ντέρμον Κόρνικ, προπονήτρια διαχείρισης χρόνου και παρουσιάστρια του podcast «It’s About Time». «Όταν ανησυχούμε, όταν δεν μπορούμε να βρούμε ένα μέιλ στα εισερχόμενά μας, όταν ξέρουμε ότι έρχεται ένα κύμα σημαντικών μέιλ και ειδοποιήσεων και προωθητικών μηνυμάτων, αυτό κάνει τον εγκέφαλό μας να είναι διασκορπισμένος και νιώθουμε πελαγωμένοι».
Οταν ανακτούμε τον έλεγχο του ίνμποξ μας, κάνουμε τα μέιλ να δουλεύουν για εμάς κι όχι το αντίθετο.
«Το να έχουμε ένα οργανωμένο ίνμποξ, αυτό μας επιτρέπει να αξιοποιούμε καλύτερα τον χρόνο μας, να παραμένουμε ευθυγραμμισμένοι με τις επαγγελματικές και προσωπικές μας προτεραιότητες και να τηρούμε τις δεσμεύσεις μας», δηλώνει η Ελένα Αλκχας, ιδρύτρια του A Personal Organizer.
Ως εκ τούτου, ποιο είναι το μυστικό για ένα σούπερ οργανωμένο ίνμποξ; Παρακάτω η Αλκχας, η Κόρνικ κι άλλοι ειδικοί μοιράζονται τις συμβουλές τους:
Ας ελέγχουμε το μέιλ μας συγκεκριμένες στιγμές μέσα στην ημέρα
«Το κλειδί για να διατηρούμε τα εισερχόμενά μας οργανωμένα είναι να ανοίγουμε μηνύματα μόνο όταν έχουμε τον χρόνο να απαντήσουμε στο περιεχόμενό τους», δηλώνει η επαγγελματίας διοργανώτρια γραφείου Στέφανι Σαλόφσκι. «Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγουμε να έχουμε ένα σωρό αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν ενέργεια να αναμειγνύονται (και να παραβλέπονται) με μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό βοηθά στην ελαχιστοποίηση της ακαταστασίας των εισερχομένων και διασφαλίζει ότι τα ζητήματα αντιμετωπίζονται έγκαιρα».
Αντί να διατηρούμε το μέιλ στην οθόνη μας όλη την ημέρα, ας ορίσουμε συγκεκριμένες ώρες για να ελέγχουμε τα εισερχόμενά μας.
«Ας προγραμματίσουμε δύο έως τρεις συνεδρίες των 20-30 λεπτών την ημέρα κι ας αντισταθούμε στον πειρασμό να ελέγχουμε τα εισερχόμενά μας συνεχώς», λέει η Αλκχας.
Η Κόρνικ προτείνει τρεις φορές την ημέρα - 10 π.μ., 2 μ.μ. και 4 μ.μ.
«Η ώρα δέκα το πρωί είναι υπέροχη γιατί μπορούμε να ξεκινήσουμε τη μέρα μας σχεδιάζοντας τις προτεραιότητές μας και να κάνουμε κάτι για αυτές τις προτεραιότητες πριν ελέγξουμε το μέιλ μας», εξηγεί. «Η ώρα δύο είναι μετά το μεσημεριανό γεύμα. Και η ώρα τέσσερις είναι καθώς αρχίζουμε να ετοιμαζόμαστε να φύγουμε (από το γραφείο) για να χαρούμε την υπόλοιπη μέρα μας. Και μετά ίσως μια (ακόμη) φορά το βράδυ, αν έχουμε μια δουλειά στην οποία πρέπει να ανταποκριθούμε».
Εάν ελέγχουμε τα εισερχόμενά μας κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων διαστημάτων, τότε μπορούμε επεξεργαστούμε και να «διευθύνουμε» τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς εισέρχονται, αντί να ρίχνουμε μια ματιά και να τα ξεχνάμε καθώς κάνουμε τυχαία κύλιση κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Για να παραμείνουμε σε αυτή την «λειτουργία», ας βεβαιωθούμε ότι έχουμε απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις των μέιλ. Εκτός από να μας βοηθήσει με την οργάνωση, αυτό θα διασφαλίσει επίσης ότι δεν θα αποσπαστούμε από τα εισερχόμενά μας ενώ κάνουμε μια διαφορετική εργασία.
«Η εναλλαγή εργασιών είναι σκληρή για τον εγκέφαλό μας και, σε αντίθεση με ό,τι πιστεύουμε, μας κάνει λιγότερο παραγωγικούς και περισσότερο αγχωμένους», λέει η Αλκχας.
Ας ταξινομήσουμε τα μέιλ μας
Η προπονήτρια παραγωγικότητας Ελεν Φέι έχει ένα απλό σύστημα για την οργάνωση των εισερχομένων μας καθώς βλέπουμε τα μέιλ μας.
«Ας διαγράψουμε τα μέιλ που δεν θα χρειαστεί να δούμε ποτέ ξανά», λέει. «Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία μπορεί να θέλουμε να αναφερθούμε ξανά, αλλά δεν προκύπτει καμία ενέργεια που να σχετίζεται με το email, ας τα αρχειοθετήσουμε σε φάκελο ή με μια ετικέτα. Συχνά συνιστώ απλώς να δημιουργήσουμε έναν φάκελο ή μια ετικέτα που ονομάζεται «Προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου»...
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν ενέργεια θα πρέπει να παραμένουν στα εισερχόμενα για να διατηρήσουμε την προσοχή μας και να διασφαλίσουμε ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί.
«Δεν είναι κάθε μέιλ σημαντικό», τονίζει η Ελεν Φέι. «Ας σκεφτούμε το μέιλ σαν ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Όταν το ταχυδρομείο που δεν ζητήσαμε έρχεται στο σπίτι μας, δεν αισθανόμαστε υποχρεωμένοι να το διαβάσουμε. Ας δοκιμάσουμε την ίδια τεχνική με το μέιλ μας».
Αλλά ας μην κάνουμε το σύστημα ταξινόμησης φακέλων πολύ περίπλοκο
«Όταν ρυθμίζουμε ένα σύστημα αρχειοθέτησης για μέιλ, ας διατηρήσουμε την δομή του αρχείου απλή κι ας δημιουργήσουμε ευρείες κατηγορίες σε μια προσπάθεια να περιορίσουμε τον αριθμό των φακέλων», συμβουλεύει η Σαλόφσκι...
«Τα συστήματα μέιλ που χρησιμοποιούνται πιο συχνά, όπως το Outlook και το Gmail, έχουν πραγματικά εξαιρετικά εργαλεία αναζήτησης και είναι πιο γρήγορο να κάνουμε αναζήτηση χρησιμοποιώντας λίγες λέξεις-κλειδιά παρά να σκάβουμε σε 38 διαφορετικούς φακέλους για να βρούμε το συγκεκριμένο μέιλ που αναζητάμε», λέει η Κόρνικ. «Ας αποφύγουμε τη χρήση ενός πολύπλοκου συστήματος φακέλων για τη μη αυτόματη ταξινόμηση όλων των μέιλ μας. Αντίθετα, απλώς ας χρησιμοποιήσουμε τη γραμμή αναζήτησης για να βρούμε αυτό που χρειαζόμαστε».
Ας χρησιμοποιήσουμε φίλτρα
«Όταν ρυθμίζουμε ένα σύστημα αρχειοθέτησης για μέιλ, ας διατηρήσουμε την δομή του αρχείου απλή κι ας δημιουργήσουμε ευρείες κατηγορίες σε μια προσπάθεια να περιορίσουμε τον αριθμό των φακέλων», συμβουλεύει η Σαλόφσκι...
«Ο περιορισμός του αριθμού των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κατευθύνονται στα κύρια εισερχόμενά μας είναι ένας τρόπος για να τα διατηρήσουμε οργανωμένα», λέει η Σαλόφσκι. «Η χρήση κανόνων για την αυτόματη εκτροπή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα κύρια εισερχόμενά μας σε συγκεκριμένους φακέλους θα μειώσει τον αριθμό των μηνυμάτων που πρέπει να ταξινομούνται καθημερινά».
Για παράδειγμα, μπορούμε να ρυθμίσουμε το σύστημά σας έτσι ώστε οι ημερήσιες συνδρομές ενημερωτικών δελτίων να φιλτράρονται αυτόματα σε ξεχωριστό φάκελο, αντί να φράζουν τα κύρια εισερχόμενά σας. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται απαραίτητα να διαβάζουμε τα ενημερωτικά δελτία κάθε μέρα, αλλά θα τα λαμβάνουμε για να τα διαβάσουμε αργότερα.
«Αν γνωρίζουμε ότι λαμβάνουμε τακτικά ειδοποιήσεις ή μέιλ χαμηλής προτεραιότητας, μπορούμε να δημιουργήσουμε κανόνες ή φίλτρα για να παρακάμπτουν αυτά τα μηνύματα στα εισερχόμενά μας, ώστε να μειώνουμε αυτόματα την ακαταστασία και να τα τοποθετούμε όπου είναι λογικό», λέει η Κόρνικ. «Και μπορούμε να ελέγξουμε αυτόν τον φάκελο χαμηλής προτεραιότητας όποτε μας βολεύει».
Ας σταματήσουμε να επιδιώκουμε να έχουμε εισερχόμενα «μηδέν»
Δεν είμαστε μόνοι αν προσηλωνόμαστε στο να πετύχουμε το «εισερχόμενα μηδέν» - να έχουμε μηδενικά μη αναγνωσμένα μέιλ ανά πάσα στιγμή.
«Ενώ πολλοί ειδικοί προωθούν την ιδέα του ”εισερχόμενα μηδέν”, για πολλούς από εμάς, αυτό φαίνεται σαν ένας ανέφικτος στόχος και μπορεί να γίνει πηγή άγχους», λέει η Αλκχας. «Αντίθετα, προτιμώ να εργάζομαι με μικρότερα βήματα και πιο εύκολα στην εφαρμογή».
Σημείωσε ότι ο μέσος υπάλληλος γραφείου τείνει να λαμβάνει περίπου 120 μέιλ την ημέρα, «καθιστώντας μάλλον δύσκολο να διατηρήσουν το ”κατάστρωμα” καθαρό, ενώ κορυφαίοι επαγγελματίες χρησιμοποιούν τα εισερχόμενά τους ως χώρο αποθήκευσης για τα τρέχοντα έργα και τα εκκρεμή αντικείμενα τους».
Μην σκεφτείτε την παρουσία οποιουδήποτε μη ανοιγμένου μέιλ ως πρόβλημα που θα μας εμποδίσει να διατηρήσουμε τα εισερχόμενά σας στο μηδέν. Αυτό θα μας αποσπάσει την προσοχή από πιο πιεστικές εργασίες και θα δυσκολέψει την ιεράρχηση των σημαντικών προτεραιοτήτων.
Ας μην απαντάμε με σειρά
«Ας μην απαντάμε σε κάθε μέιλ με την σειρά που εμφανίζεται», ενθαρρύνει η Κόρνικ.
«Αντίθετα, ας επεξεργαστούμε τα μέιλ μας. Ας ”σαρώσουμε” για απεσταλμένα υψηλής προτεραιότητας κι ας ξεκινήσουμε μ′ αυτά. Δεν υπάρχει πρόβλημα να ”πηδήξουμε” επειδή τσεκάρουμε με σειρά προτεραιότητας και όχι με τη σειρά που εμφανίζονται στα εισερχόμενά μας. Παίρνουμε τον έλεγχο της προτεραιότητας των μέιλ μας αντί να τα αφήνουμε να μας ”λένε” τι πρέπει να κάνουμε».
Η ίδια προτείνει να χρησιμοποιήσουμε τον «κανόνα των δύο λεπτών», που σημαίνει ότι εάν μπορούμε να απαντήσουμε σε ένα αίτημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός δύο λεπτών, απλώς ας το ολοκληρώσουμε αμέσως. Αν όμως χρειαστεί περισσότερος χρόνος, ας το προσθέσουμε στη λίστα των υποχρεώσεών μας κι ας δώσουμε προτεραιότητα όταν πρέπει να στείλουμε την απάντησή μας στο πλαίσιο των υπόλοιπων υποχρεώσεών μας για την ημέρα ή την εβδομάδα.
Η Φέι συνιστά ομοίως να αντιμετωπίσουμε τα εισερχόμενά μας με βάση την προτεραιότητα και όχι την ημερομηνία λήψης. Προτείνει τη δημιουργία κατηγοριών για μηνύματα υψηλής προτεραιότητας που απαιτούν άμεση δράση και εκείνων που μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα.
«Αυτή η τεχνική αλλάζει το παιχνίδι», είπε. «Είναι το μόνο πράγμα που βρήκα ότι λειτουργεί πραγματικά».
Κι ακόμα:
Περιοδικά ας κάνουμε κατάργηση εγγραφών
...Η Σαλόφσκι συστήνει να αφιερώσουμε χρόνο για να διαγραφούμε από τις «εκρήξεις» μέιλ - είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή. Ας συνηθίσουμε να το κάνουμε τακτικά...
«Είναι δύσκολο να βρούμε χρόνο να κάνουμε διαγραφή συνδρομής, αλλά είναι υπέροχο να κάνουμε μέσα σε λίγα παραπανίσια λεπτά», λέει η Φέι. «Την επόμενη φορά που περιμένουμε σε μια ουρά στο ιατρείο ή σε κάποιο άλλο χώρο αναμονής, αντί να παίξουμε ένα παιχνίδι στο κινητό, ας εκμεταλλευτούμε αυτή την ώρα για να πατήσουμε το delete».
Ας χρησιμοποιήσουμε άλλες πλατφόρμες για την διαχείριση εργασιών
Ορισμένες εργασίες στην δουλειά μας απαιτούν μέιλ, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι ολόκληρη η διαδικασία πρέπει να πραγματοποιείται στα εισερχόμενά μας.
«Κάντε ό,τι μπορείτε για να απομακρυνθείτε από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διαχείριση έργου», συμβουλεύει η Αλκχας...
«Ας ξέρουμε πότε να στέλνουμε μέιλ και πότε όχι», συμβουλεύει ο καθηγητής παραγωγικότητας Samphy Y. «Το email δεν είναι εργαλείο παραγωγικότητας, αλλά μόνο εργαλείο επικοινωνίας. Και είναι μόνο ένας από τους πολλούς τρόπους επικοινωνίας».
Ας κάνουμε έναν εποχιακό καθαρισμό
«Ας εξασκηθούμε ως ρουτίνα στην οργάνωση των εισερχομένων μας σε τακτική βάση», δηλώνει η Ρασέλ Ισίπ, επαγγελματίας διοργανώτρια στο The Order Expert και δημιουργός του διαδικτυακού μαθήματος Empty Inbox. «Η συνεχής συντήρηση είναι το κλειδί και δεν χρειάζεται να περιμένουμε μέχρι να φτάσουν τα πράγματα σε ένα οριακό σημείο»....
Ας βελτιώσουμε το περιεχόμενο των μηνυμάτων μας
... «Ο γενικός στόχος θα πρέπει να είναι να ελαχιστοποιήσουμε την περιττή ακαταστασία στα εισερχόμενά μας», λέει η Σαλόφσκι. «Μια στρατηγική που θα βοηθήσει στην επίτευξη αυτού του στόχου είναι η σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σαφή και συνοπτικά με σαφώς καθορισμένες ερωτήσεις ή αιτήματα. Αυτό θα πρέπει να μειώσει τους γύρους εμπρός και πίσω διευκρινίζοντας τι ακριβώς χρειάζεται από τον παραλήπτη τους».
Η Φέι συμβουλεύει επίσης να γράφουμε προσεκτικά με απλές, συγκεκριμένες ερωτήσεις ή στόχους. Ας προσπαθήσουμε να είμαστε στρατηγικοί με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τοποθετούμε στο πεδίο «Προς» και με αυτές που έχουν ή κοινοποιηθεί - κρυφά ή φανερά.
«Να σεβόμαστε τον χρόνο και τα εισερχόμενα των άλλων και να στέλνουμε μόνο αυτούς που πρέπει να έχουν αυτές τις πληροφορίες», σημειώνει...
Και καταλήγει: «Σπάνια θα πρέπει να χρησιμοποιούμε το reply all, εκτός κι αν έχουμε λόγο να απαντήσουμε σε όλους».