Αν δούμε με μια προσεκτικότερη ματιά τα μέιλ μας ίσως προσέξουμε ότι τα μηνύματά μας διανθίζονται από περιττές συγγνώμες, χαμογελαστά πρόσωπα, θαυμαστικά και ακόμη και φιλιά.
Σύμφωνα με άρθρο του BBC, που απευθύνθηκε σε ειδικούς, αυτές οι γλωσσικές συνήθειες μπορεί να υπονομεύουν αθόρυβα το πόσο σοβαρά μας παίρνουν στη δουλειά.
Η σύμβουλος σταδιοδρομίας Χάνα Σάλτον και ο σύμβουλος εθιμοτυπίας Γουίλιαμ Χάνσον εξηγούν γιατί τόσοι πολλοί από εμάς γράφουμε έτσι και τον αντίκτυπο που μπορεί να έχει στον τρόπο με τον οποίο μας αντιλαμβάνονται, ακόμα και στην προαγωγή μας στη δουλειά.
Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν θαυμαστικά για να δείξουν «θετικότητα και ενθουσιασμό», λέει η Σάλτον.
Οι γυναίκες τα χρησιμοποιούν τρεις φορές συχνότερα από τους άνδρες, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη που δημοσιεύθηκε στο Journal of Experimental Social Psychology.
Οπως προειδοποιεί η ίδια, ενώ ένα μεμονωμένο θαυμαστικό δεν είναι το πρόβλημα, το συσσωρευτικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι. «Αν φαίνεται ψεύτικο ή σαν να καλύπτει ανασφάλεια, μπορεί να επηρεάσει την αξιοπιστία», εξηγεί.
Σύμφωνα, πάντως, με άρθρο της Washington Post, η χρήση των emojis, της αργκό και της στίξης από τη γενιά Z προκαλεί σύγχυση στους παλαιότερους συναδέλφους, καθώς οι επικοινωνίες στο χώρο εργασίας γίνονται όλο και περισσότερο διαδικτυακές.
Πότε πρέπει πραγματικά να στείλουμε φιλιά σε επαγγελματικό μέιλ
Σύμφωνα με τον Χάνσον, αντί να στέλνουμε emojis στα επαγγελματικά μέιλ, «θα ήταν καλύτερα αν οι άνθρωποι χρησιμοποιούσαν λέξεις και έκαναν καλή γνώση της γλώσσας».
Τα emojis μπορεί να έχουν μια «παιδική χροιά», η οποία θα μπορούσε να οδηγήσει τους ανθρώπους να μας αντιληφθούν ως νεότερους, λιγότερο ηλικιωμένους, ικανούς ή υπεύθυνους, λέει.
«Δεν θα έβαζα ένα emoji σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου», αναφέρει. «Μπορείτε να είμαστε φιλικοί στο γράψιμό μας και ταυτόχρονα να παραμείνουμε επαγγελματίες».
Και όταν θα θέλαμε να υπογράψουμε με ένα φιλί τοι γίνεται;
«Δεν θα έβαζα ποτέ ένα φιλί στο τέλος ενός (επαγγελματικού) email, εκτός αν θα τους φιλούσα στο μάγουλο στην πραγματική ζωή», απαντά ξεκάθαρα.
Οπως αναφέρει επίσης η Σάλτον στο συγκεκριμένο άρθρο, «ως μάνατζερ, είναι μια δύσκολη ισορροπία του να είσαι αρεστός και σεβαστός, κι αν δεν είσαι άμεσος, υπάρχει ο κίνδυνος να δημιουργήσεις την εντύπωση ότι είσαι λιγότερο ικανός».
Παρ’ όλα αυτά, «αν επικοινωνούμε σταθερά με τρόπο που να ικανοποιεί τους ανθρώπους, αυτό μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ότι κάποιος δεν υποστηρίζει τον εαυτό του ή ότι είναι ενδεχομένως λιγότερο ικανός».
Οι ειδικοί προτείνουν να περιορίσουμε:
Προσδιοριστικές λέξεις όπως «απλά» («απλά λέω»…)
Προληπτικές συγγνώμες όπως «συγγνώμη που σας ενοχλώ» ή «είμαι σίγουρος ότι είστε πολύ απασχολημένος, αλλά…».
Διαβεβαιώσεις ελέγχου όπως «βγάζει νόημα αυτό;», «ελπίζω να είναι εντάξει» ή «μην ανησυχείτε έτσι κι αλλιώς».
Επιφωνήματα
Emojis
Φιλιά ή υπερβολικά θερμές υπογραφές
Και οι δυο ειδικοί συμφωνούν: Το προσωπικό στυλ είναι σημαντικό
Η προβολή της προσωπικότητας στη δουλειά δεν είναι κακό πράγμα, αλλά ταυτόχρονα δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε ορισμένες λέξεις και σύμβολα «ως εργαλείο για να γίνουμε αρεστοί».
Ένας πρακτικός τρόπος για να εντοπίσουμε και να μειώσουμε αυτές τις συνήθειες χωρίς να χάσουμε την προσωπικότητά μας είναι να δίνουμε προσοχή στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε και να παρατηρούμε πώς μας κάνουν να αισθανόμαστε διαφορετικά στυλ – τι ακούγεται σαφές, σίγουρο ή καθησυχαστικό και τι μας φαίνεται υπερβολικό.
Σύμφωνα, τέλος, με την ίδια, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα για την αναθεώρηση των προσχεδίων και την αφαίρεση των υπερβολικών λέξεων συμπλήρωσης ή προσδιορισμού.
Κι αλήθεια, τι λένε ένα σωρό αδιάβαστα μέιλ για τον χαρακτήρα μας;
Μιλώντας στο Business Insider, ο Λάρι Ρόσεν, PhD, δήλωσε ότι, στην πραγματικότητα, το να παρακολουθούμε συνεχώς τα email μας θα μπορούσε να είναι ένδειξη άγχους.
«Ένας τεράστιος, «εκρηκτικός» φάκελος εισερχομένων απελευθερώνει νευροδιαβιβαστές που βασίζονται στο στρες, όπως η κορτιζόλη, οι οποίοι τους κάνουν να αγχώνονται». Και κατέληξε: «Ακόμα και το να σκεφτούμε να είμαστε διαρκώς επάνω από τα μέιλ μας, είναι ικανό να δημιουργήσει ένα υψηλό επίπεδο στρες που καλύτερα θα ήταν να αγνοήσουμε».
Με πληροφορίες από: bbc.com , Washington Post, Business Insider
